RFPs de SEO: Tudo o que você precisa saber (além de um modelo gratuito de RFP de SEO)

Com uma solicitação de proposta (RFP) para otimização de mecanismos de busca (SEO), sua empresa pode agilizar seus esforços para encontrar uma empresa de SEO respeitável (e os melhores serviços de SEO) que atenda às suas metas e ao seu orçamento. Aprenda os conceitos básicos das RFPs de SEO e obtenha nosso modelo gratuito de RFP de SEO agora mesmo!

O que é uma RFP de SEO?

Uma RFP de SEO é um documento que as empresas usam para obter propostas de SEO. Normalmente, as RFPs de SEO descrevem o orçamento da empresa, as necessidades do projeto e os requisitos para o envio de RFPs, o que pode ajudar as empresas a receber propostas precisas e em tempo hábil de agências de SEO qualificadas.

Por que usar uma RFP para SEO?

Ao usar uma RFP para SEO, você facilita sua busca por uma empresa de SEO com essas vantagens:

Eliminar ajustes ruins

Se você já passou algum tempo pesquisando agências de SEO, provavelmente aprendeu que a maioria dos provedores de serviços de SEO não publica seus preços on-line. Em vez disso, é preciso entrar em contato com eles, o que geralmente faz você perder tempo quando descobre que a agência está acima do orçamento.

Com uma RFP de SEO, você pula essa etapa.

Sua solicitação de proposta de SEO faz o trabalho para você, descrevendo seus requisitos de orçamento (e projeto). As agências que estão fora do seu orçamento (ou das especificações do projeto) não precisam enviar uma RFP, o que resulta em uma lista avaliada de prestadores de serviços de SEO.

Determinar os objetivos da empresa

Muitas vezes, as empresas se conectam com empresas de SEO antes de saberem:

• O que eles querem alcançar com SEO
• Como eles medem o desempenho de uma agência de SEO
• O que eles precisam que uma empresa de SEO faça

Fornecer às agências de SEO uma visão parcial de suas metas de SEO pode levar a uma parceria fracassada. Por exemplo, seu provedor de SEO ficará sem direção se sua equipe não tiver concordado com os principais indicadores de desempenho (KPIs).

Entretanto, com uma RFP de SEO, você decide sobre esses pontos críticos antes de se reunir com as agências de SEO.

O resultado? Você recebe RFPs de empresas de SEO que podem atender às necessidades da sua empresa, desde o cronograma e o orçamento até os relatórios e KPIs. Novamente, esse subproduto de uma RFP de SEO economiza seu tempo ao concentrar sua atenção somente em agências qualificadas.

Alinhar as partes interessadas da empresa

Não importa o tamanho da sua empresa, desde uma pequena empresa até uma empresa maior que procura serviços de SEO corporativos, todos têm opiniões. Com uma RFP de SEO, você pode alinhar as partes interessadas da sua empresa, desde o proprietário da organização até o chefe do departamento, sobre o que elas querem do SEO e da terceirização de SEO.

O alinhamento pode levar tempo, portanto, não espere resultados da noite para o dia. Provavelmente, você precisará discutir o assunto com as partes interessadas várias vezes à medida que avança em direção a uma visão unificada do que a otimização de mecanismos de busca deve fazer pela sua empresa.

Receba ofertas personalizadas

Outra vantagem de usar uma RFP para SEO é a personalização.

Ao entrar em contato com um provedor de serviços de SEO sem uma RFP, ele criará a proposta com base na comunicação que tiver com você. De acordo com nossa experiência (fornecemos serviços de SEO há mais de 25 anos), a maioria das empresas não compartilha tudo o que precisa de SEO, apenas o que é mais importante para elas.

Investir tempo para criar uma RFP pode ajudar sua empresa a delinear tudo o que precisa de uma agência de SEO. Para uma empresa de SEO, essas informações podem alimentar a criação de uma proposta personalizada que leve em conta suas necessidades, além de incorporar considerações baseadas nessas necessidades.

Melhorar a precisão dos preços

O preço é um dos pontos problemáticos mais comuns para as empresas que procuram serviços de SEO. A maioria das agências não publica suas taxas de SEO on-line (SEO.com é uma das poucas), o que exige que você entre em contato com empresas que, inadvertidamente, desperdiçam seu tempo quando compartilham preços fora do seu orçamento.

Com uma RFP de SEO, você fornece seu orçamento aos possíveis prestadores de serviços de SEO.

Mais uma vez, a definição de suas necessidades permite que você receba RFPs das agências mais qualificadas. Essas agências sabem que podem atender às suas necessidades dentro do seu orçamento, portanto, quando se trata de analisar RFPs, você tem uma lista de empresas qualificadas a considerar.

Compare provedores mais rapidamente

Ao criar uma RFP, você cria um esboço para os envios das agências. Esse esquema estruturado permite que você compare os possíveis prestadores de serviços lado a lado. Por exemplo, você pode comparar seus preços, resultados, cronograma e muito mais.

Para a sua equipe, essa configuração torna o processo de verificação das agências mais rápido e fácil. Além disso, você pode condensar os envios para diferentes partes interessadas, de modo que elas possam visualizar as informações mais importantes para elas.

Definir canais de comunicação preferenciais

Seu tempo é valioso, e as RFPs de SEO permitem que você otimize seu tempo compartilhando seus pontos de contato (POCs) e canais de comunicação preferidos. Por exemplo, você pode solicitar a comunicação por e-mail ou telefone para limitar as interrupções.

Seus POCs preferidos também podem ajudar as agências de SEO a entender o número de partes interessadas no negócio e suas considerações. As melhores empresas de SEO usarão essas informações para apresentar um quadro para as partes interessadas em nível de diretoria e de departamento, facilitando a obtenção de adesão.

Mitigar o risco

A contratação de qualquer prestador de serviços, desde uma empresa de controle de pragas até uma empresa de SEO, traz riscos. Com uma RFP para SEO, você pode reduzir os riscos examinando as agências antes mesmo de falar com elas. Isso ocorre porque uma RFP descreve suas exigências em profundidade para eliminar as empresas que não são adequadas.

Além disso, as RFPs podem exigir que as empresas de SEO enviem informações valiosas para serem avaliadas, como:

• Estudos de caso
• Referências de clientes
• Relatórios de SEO
• E mais

Com essas informações, você pode tomar uma decisão informada sobre quem contratar para fazer seu SEO.

O que uma RFP de SEO deve incluir?

Se quiser começar com uma RFP de SEO, inclua o seguinte para maximizar seu desempenho:

Declaração de objetivo

Sua declaração de propósito fornece um resumo breve e conciso de sua solicitação de proposta e inclui:

• Nome da empresa
• Visão geral do projeto
• Metas do projeto
• Orçamento do projeto
• [Se aplicável] Relacionamentos existentes com provedores de serviços de SEO
• Período de envio de RFPs

Uma declaração de propósito é algo que ajuda os provedores de serviços de SEO a examinar sua RFP. Com uma simples olhada, eles podem ver se são um candidato viável para suas necessidades de SEO. Por exemplo, se o orçamento de seu projeto for de US$ 2.500,00 por mês e as tarifas deles começarem em US$ 5.000,00, eles saberão que não são uma opção viável para sua empresa.

Embora seja chamada de "declaração", uma declaração de propósito geralmente tem três parágrafos (ou menos).

Informações sobre a empresa

As informações da sua empresa oferecem uma visão interna do seu negócio, compartilhando o seguinte:

• Nome
• Site
• Setor
• Líderes do setor
• Concorrentes
• Público-alvo
• Produtos ou serviços
• Proposta de valor exclusiva

Embora opcionais, as informações a seguir podem fornecer uma perspectiva adicional sobre sua empresa:

• Declaração de missão
• Valores da empresa
• Histórico da empresa

Ajude a facilitar a revisão de sua RFP usando títulos, parágrafos curtos e listas para organizar seus dados.

Resumo do projeto

Assim como a declaração de propósito, o resumo do projeto oferece uma visão geral que compartilha o seguinte:

• Objetivos
• KPIs
• Linha do tempo
• Orçamento
• [Se aplicável] Incentivos para remuneração adicional
• Requisitos legais, como a assinatura de um contrato de confidencialidade (NDA)

Você também pode ajudar os provedores de serviços de SEO explicando por que deseja terceirizar seu SEO. Por exemplo, você está procurando combater uma atualização recente do algoritmo do Google? Ou está procurando melhorar sua pontuação de SEO em resposta a uma equipe interna menor?

Quanto mais informações você puder fornecer, mais poderá ajudar uma agência de SEO a entender suas necessidades.

Metas do projeto

As metas do projeto são um lugar para expandir suas aspirações por meio do compartilhamento:

• O que você deseja alcançar
• Por que você deseja atingir essa meta
• Quando você quiser atingir essa meta
• Como você deseja atingir essa meta

As agências de SEO podem, muitas vezes, alavancar seus conhecimentos aqui fazendo engenharia reversa do que, por que, quando e como de suas metas. Por exemplo, com base em seu "por que", às vezes elas podem recomendar uma abordagem mais eficaz do que o seu "como" original. Eles podem até mesmo contestar seu "o quê" com base em seu "quando".

O feedback dos possíveis provedores de serviços de SEO é inestimável. Embora você possa não gostar das notícias, eles estão demonstrando seu conhecimento e disposição para oferecer feedback que o prepara para o sucesso a longo prazo.

Expectativas do projeto

As expectativas do projeto destacam informações específicas de seu negócio e projeto, como:

• Canais de comunicação
• Frequência de comunicação
• Acesso ao site
• Acesso à análise do site
• Frequência dos relatórios

Por meio das expectativas de seu projeto, as empresas de SEO podem avaliar se são adequadas para sua empresa. Por exemplo, se você precisar de atualizações semanais por telefone e a agência tiver uma alta relação cliente/gerente de contas, ela poderá decidir ignorar sua RFP de SEO.

Pontos de contato do projeto

Os pontos de contato do seu projeto compartilham as seguintes informações:

• Nome
• Função
• Canal de comunicação preferido
• [Se aplicável] Informações de contato

Para a sua solicitação de proposta de SEO, recomendamos incluir apenas as informações de contato dos POCs envolvidos no processo de entrevista. Ao proteger as informações de contato de outros membros da equipe, você evita que as agências entrem em contato com eles.

Termos do contrato

Os termos do contrato fornecem informações jurídicas valiosas, como as seguintes:

• Data de início desejada ou mais próxima
• Duração do contrato
• Direitos de rescisão
• Requisitos de NDA
• Direitos reservados, como para alterar o contrato
• E mais

Geralmente, você trabalhará com sua equipe jurídica para concluir essa parte da RFP de SEO. Se você terceirizou serviços ou comprou produtos para toda a empresa, é provável que eles tenham recomendações ou documentação que você possa usar.

Estratégia existente

Sua estratégia atual responde às seguintes perguntas:

• Quantas horas sua empresa gasta em SEO por mês?
• Que tipo de tarefas de SEO sua empresa realiza?
• Que tipos de tarefas de SEO sua empresa já experimentou no passado?
• O que sua empresa está tentando realizar com essas tarefas de SEO?
• Quais métricas sua empresa usa para avaliar o desempenho de SEO?
• Como você informa sobre o desempenho de SEO?
• Sua empresa já trabalha com uma agência de SEO?

Ao documentar sua estratégia atual, imagine que está fazendo isso para uma nova contratação interna. Você quer dar a ele uma visão geral do que tem feito e por que está fazendo, para que ele possa entender onde você está e como chegou até aqui.

Recursos existentes

Os recursos existentes ajudam as agências de SEO a entender sua pilha de tecnologia, como quais plataformas e ferramentas você usa para fazer a otimização de mecanismos de busca. Por exemplo, você pode incluir o Google Analytics e o Google Search Console. Se você estiver disposto a dar acesso a essas plataformas (antes de assinar), anote isso em sua RFP de SEO.

Processos existentes

Em sua RFP, os processos existentes devem ajudar as empresas de SEO a entender:

• Quem trabalha em seu SEO
• Como as prioridades de SEO são determinadas
• Como as tarefas de SEO são implementadas
• Com que frequência ocorrem os relatórios
• E mais

As agências de SEO podem entender como a equipe delas se integrará à sua, compreendendo os processos existentes. Elas também podem entender melhor as funções diárias do ponto de contato do projeto em seus esforços de otimização de mecanismos de pesquisa.

Cronograma da decisão

Sua linha do tempo de decisão fornece uma visão geral do seguinte:

• Data de liberação da RFP
• Prazo para envio da RFP
• Datas de consideração
• Prazo de decisão e/ou data de anúncio

Com essas informações, os provedores de serviços de SEO podem criar seus planos para enviar uma RFP.

Pontos de decisão

Seus pontos de decisão descrevem suas considerações ao analisar as RFPs. Os exemplos incluem:

• Preços
• Estratégia proposta
• Experiência em agências
• Estudos de caso de agências
• Experiência no setor de agências
• E mais

Quando se trata de pontos de decisão, você pode escolher o que é mais importante para sua empresa.

Em nossa experiência, o foco no desempenho anterior, nas recomendações e na abordagem de SEO de uma agência pode ajudá-lo a encontrar a melhor empresa de SEO para o seu negócio. Embora o preço seja importante, ele não deve ser o fator decisivo.

Questionário de envio

Seu questionário de envio é o momento em que você pode solicitar informações adicionais dos candidatos, como:

• Histórico da agência
• Estratégia de SEO proposta
• Preços de SEO
• Estudos de caso
• Exemplos de relatórios
• Referências de clientes

Você também pode incluir perguntas como:

• Quais são os termos e condições de seu contrato?
• Com que frequência seus preços mudam? E, normalmente, em quanto?
• Você já trabalhou com SEO no meu setor e por quantas horas?
• Você trabalha com algum dos concorrentes de nossa empresa?
• De quanto tempo contínuo você precisará da nossa empresa?
• Como você se mantém atualizado sobre as tendências de SEO e as mudanças no algoritmo?

Lembre-se de que os itens acima são apenas algumas ideias. Sua empresa pode expandir essas áreas para atender às suas necessidades. É por isso que é importante reunir-se com as partes interessadas ao elaborar a RFP de SEO de sua organização.

Requisitos de envio

Seus requisitos de envio descrevem padrões de envio como:

• Formato do arquivo
• Organização de arquivos
• Nome do arquivo

Fornecer orientação aqui pode garantir que você receba um documento bem formatado que sua equipe possa acessar em seus dispositivos. Essa abordagem proativa também pode garantir que você receba envios que possam ser comparados lado a lado.

Como preparar uma RFP para SEO

Você sabe o que uma RFP de SEO deve incluir. Agora, saiba como preparar sua RFP para serviços de SEO:

1. Reúna-se com as partes interessadas: As RFPs mais bem-sucedidas são um esforço de grupo. Por isso, reunir-se com as partes interessadas é fundamental para entender suas necessidades e desejos, que podem ser combinados em uma RFP abrangente.
2. Defina seus objetivos e metas: Como equipe, você deve decidir o que deseja alcançar com a terceirização do SEO e como medirá o desempenho do SEO terceirizado. Concentre-se em gerar metas específicas, mensuráveis, acionáveis, realistas e oportunas - ou metas S.M.A.R.T.
3. Determine seus pontos de decisão: Trabalhe com suas partes interessadas para decidir quais pontos de decisão são mais importantes para sua empresa, desde o preço até a experiência. Esses pontos de decisão influenciarão o que as agências de SEO destacam em suas RFPs.
4. Descreva seus esforços atuais de SEO: Para esta etapa da preparação da RFP de SEO, recomendamos que ela seja concluída em vários dias ou semanas. Muitas vezes, você descobrirá que pensa em mais fluxos de trabalho com o tempo, portanto, planeje dar mais tempo a essa etapa.
5. Revise o rascunho da RFP: Peça a alguém de fora de sua organização, como alguém de sua rede profissional, que leia o rascunho da RFP. Como uma pessoa de fora, ela pode ajudá-lo a romper a maldição do conhecimento destacando áreas confusas para alguém de fora da organização.

Mesmo que esteja usando um modelo de RFP de SEO, você precisará concluir as etapas acima.

Por que usar um modelo de RFP para SEO?

Embora você possa criar uma RFP de SEO internamente, há alguns benefícios em usar um modelo de RFP para SEO:

• Economize tempo usando um modelo pré-criado e aprovado
• Elimine as dores de cabeça com uma estrutura comprovada para solicitar modelos de SEO
• Garantir que todos os pontos críticos, do preço ao jurídico, sejam abordados

Por isso, criamos um modelo de RFP de SEO e o disponibilizamos para download, gratuitamente!

Como avaliar uma RFP enviada para SEO

Em preparação para receber suas RFPs para SEO, aqui estão algumas dicas de como avaliá-las:

• Verifique sua atenção aos detalhes: Compare sua solicitação, como o nome e o tipo de arquivo solicitados, com o que foi enviado. A agência seguiu essas instruções ou ignorou suas exigências? Leve em consideração a atenção deles aos detalhes.
• Investigue seus estudos de caso: As agências geralmente apresentam seus estudos de caso mais convincentes. Leia esses estudos detalhadamente e considere como a empresa de SEO abordou o canal, as necessidades do cliente e outros fatores. O que se destaca e o que não se destaca?
• Fale com suas referências: As referências de clientes são a sua chance de saber o que os clientes gostam e não gostam em uma empresa de SEO. Embora as referências geralmente elogiem a agência, habilidades sociais como comunicação, transparência e outros elementos de suporte ao cliente são perguntas importantes a serem feitas sobre uma agência de SEO.
• Compare seus preços com os de sua agência: Embora o preço não seja o único fator de compra na contratação de uma agência de SEO, é um dos mais comuns. Avalie o preço da empresa de SEO em relação a seus resultados, experiência, equipe e tecnologia para fazer uma comparação precisa.

Depois de compilar os líderes da RFP, reúna-se com eles virtualmente ou pessoalmente para discutir sua empresa e suas necessidades de SEO. Embora você possa assinar com base apenas na RFP, recomendamos conversar com a agência para entender melhor sua cultura, abordagem e adequação aos negócios.

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