RFPs de SEO: Tudo o que precisa de saber (mais um modelo de RFP de SEO gratuito)

Com um pedido de proposta (RFP) para otimização de motores de busca (SEO), a sua empresa pode racionalizar os seus esforços para encontrar uma empresa de SEO respeitável (e os melhores serviços de SEO) que satisfaça os seus objectivos e orçamento. Aprenda as noções básicas de RFP de SEO e obtenha o nosso modelo gratuito de RFP de SEO agora!

O que é uma RFP de SEO?

Um RFP de SEO é um documento que as empresas utilizam para obter propostas de SEO. Normalmente, os RFP de SEO descrevem o orçamento da empresa, as necessidades do projeto e os requisitos para a apresentação de RFP, o que pode ajudar as empresas a receber propostas atempadas e precisas de agências de SEO qualificadas.

Porquê utilizar uma RFP para SEO?

Quando utiliza uma RFP para SEO, facilita a sua pesquisa de uma empresa de SEO com estas vantagens:

Eliminar os maus ajustes

Se já passou algum tempo a pesquisar agências de SEO, provavelmente aprendeu que a maioria dos fornecedores de serviços de SEO não publica os seus preços online. Em vez disso, tem de os contactar, o que muitas vezes o faz perder tempo quando descobre que a agência está acima do orçamento.

Com uma RFP de SEO, esta etapa é ignorada.

O seu pedido de proposta de SEO faz o trabalho por si, descrevendo os requisitos do seu orçamento (e projeto). As agências que não se enquadram no seu orçamento (ou nas especificações do projeto) não têm de apresentar um RFP, o que resulta numa lista avaliada de fornecedores de serviços de SEO.

Determinar os objectivos da empresa

Demasiadas vezes, as empresas ligam-se a empresas de SEO antes de saberem:

• O que pretendem alcançar com a SEO
• Como medem o desempenho de uma agência de SEO
• O que precisam que uma empresa de SEO faça

Fornecer às agências de SEO uma imagem parcial dos seus objectivos de SEO pode levar a uma parceria falhada. Por exemplo, o seu fornecedor de SEO fica sem direção se a sua equipa não concordar com as suas principais métricas de desempenho (KPIs).

No entanto, com uma RFP de SEO, pode decidir sobre estes pontos críticos antes de se reunir com as agências de SEO.

O resultado? Recebe RFPs de empresas de SEO que podem satisfazer as necessidades da sua empresa, desde o seu calendário e orçamento até aos seus relatórios e KPIs. Mais uma vez, este subproduto de um RFP de SEO poupa-lhe tempo ao concentrar a sua atenção apenas em agências qualificadas.

Alinhar as partes interessadas da empresa

Independentemente da dimensão da sua empresa, desde uma pequena empresa a uma empresa maior que procura serviços de SEO empresariais, todos têm opiniões. Com um RFP de SEO, pode alinhar as partes interessadas da sua empresa, desde o proprietário da organização até ao chefe de departamento, sobre o que pretendem de SEO - e subcontratar SEO.

O alinhamento pode levar tempo, por isso não espere resultados de um dia para o outro. É provável que tenha de discutir o assunto com os intervenientes várias vezes, à medida que avança para uma visão unificada do que a otimização para motores de busca deve fazer pela sua empresa.

Receber ofertas personalizadas

Outra vantagem de utilizar uma RFP para SEO é a personalização.

Quando se contacta um fornecedor de serviços de SEO sem um RFP, ele elabora a proposta com base nas comunicações que tem consigo. De acordo com a nossa experiência (fornecemos serviços de SEO há mais de 25 anos), a maioria das empresas não partilha tudo o que precisa de SEO, apenas o que está na sua mente.

Investir o tempo necessário para criar um RFP pode ajudar a sua empresa a delinear tudo o que precisa de uma agência de SEO. Para uma empresa de SEO, esta informação pode alimentar a criação de uma proposta personalizada que considere os seus requisitos, além de incorporar considerações baseadas nessas necessidades.

Melhorar a exatidão dos preços

O preço é um dos problemas mais comuns para as empresas que procuram serviços de SEO. A maioria das agências não publica as suas tarifas de SEO online (SEO.com é uma das poucas), o que obriga a contactar empresas que, inadvertidamente, desperdiçam o seu tempo quando partilham preços fora do seu orçamento.

Com uma RFP de SEO, fornece aos potenciais fornecedores de serviços de SEO o seu orçamento.

Mais uma vez, a definição das suas necessidades permite-lhe receber RFPs das agências mais qualificadas. Estas agências sabem que podem satisfazer as suas necessidades dentro do seu orçamento, por isso, quando se trata de analisar os RFP, tem uma lista de empresas qualificadas a considerar.

Comparar fornecedores mais rapidamente

Ao criar um RFP, está a criar um esquema para a apresentação das agências. Este esquema estruturado permite-lhe comparar potenciais fornecedores de serviços lado a lado. Por exemplo, pode comparar os preços, os resultados, o calendário e muito mais.

Para a sua equipa, esta configuração torna o processo de verificação das agências mais rápido e fácil. Além disso, pode condensar as apresentações para os diferentes intervenientes, para que possam ver as informações mais importantes para eles.

Definir os canais de comunicação preferidos

O seu tempo é valioso, e os RFPs de SEO permitem-lhe otimizar o seu tempo partilhando os seus pontos de contacto preferidos (POCs) e canais de comunicação. Por exemplo, pode solicitar a comunicação por correio eletrónico ou por telefone para limitar as interrupções.

Os seus POCs preferidos também podem ajudar as agências de SEO a compreender o número de partes interessadas no negócio e as suas considerações. As melhores empresas de SEO utilizarão esta informação para pintar um quadro para as partes interessadas ao nível C e ao nível do departamento, tornando mais fácil a obtenção de adesão.

Mitigar o risco

A contratação de qualquer prestador de serviços, desde uma empresa de controlo de pragas a uma empresa de SEO, acarreta riscos. Com um RFP para SEO, pode mitigar o risco ao verificar as agências antes mesmo de falar com elas. Isto porque um RFP descreve os seus requisitos em profundidade para eliminar as empresas que não são adequadas.

Além disso, os RFP podem exigir que as empresas de SEO apresentem informações valiosas para a sua avaliação, como:

• Estudos de casos
• Referências de clientes
• Relatórios SEO
• E mais

Com esta informação, pode tomar uma decisão informada sobre quem contratar para fazer a sua SEO.

O que deve incluir um RFP de SEO?

Se pretende começar com uma RFP de SEO, inclua o seguinte para maximizar o seu desempenho:

Declaração de objectivos

A declaração de objectivos fornece um resumo breve e conciso do seu pedido de apresentação de propostas e inclui:

• Nome da empresa
• Descrição geral do projeto
• Objectivos do projeto
• Orçamento do projeto
• [Relações existentes com fornecedores de serviços de SEO
• Período de apresentação de RFP

Uma declaração de objetivo é algo que ajuda os fornecedores de serviços de SEO a examinar o seu RFP. Com um simples olhar, eles podem ver se são um candidato viável para as suas necessidades de SEO. Por exemplo, se o orçamento do seu projeto for de $2500 por mês e as taxas deles começarem em $5000, eles sabem que não são uma opção viável para o seu negócio.

Embora seja designada por "declaração", uma declaração de objectivos tem normalmente três parágrafos (ou menos).

Informações sobre a empresa

As informações sobre a sua empresa oferecem uma visão interna da sua atividade, partilhando o seguinte:

• Nome
• Sítio Web
• Indústria
• Líderes do sector
• Concorrentes
• Público-alvo
• Produtos ou serviços
• Proposta de valor única

Embora facultativas, as informações seguintes podem fornecer uma perspetiva adicional sobre a sua empresa:

• Declaração de missão
• Valores da empresa
• História da empresa

Ajude a tornar o seu RFP mais fácil de rever utilizando títulos, parágrafos curtos e listas para organizar os seus dados.

Resumo do projeto

Tal como a declaração de objetivo, o resumo do projeto apresenta uma visão geral que partilha o seguinte:

• Objectivos
• KPIs
• Linha do tempo
• Orçamento
• [Se aplicável] Incentivos para compensação adicional
• Requisitos legais, como a assinatura de um acordo de não divulgação (NDA)

Também pode ajudar os prestadores de serviços de SEO explicando por que razão pretende subcontratar a sua SEO. Por exemplo, está a tentar combater uma atualização recente do algoritmo do Google? Ou está a tentar melhorar a sua pontuação de SEO em resposta a ter uma equipa interna mais pequena?

Quanto mais informações puder fornecer, mais poderá ajudar uma agência de SEO a compreender as suas necessidades.

Objectivos do projeto

Os objectivos do projeto são um lugar para expandir as suas aspirações, partilhando-as:

• O que pretende alcançar
• Porque é que quer atingir este objetivo
• Quando se pretende atingir este objetivo
• Como pretende atingir este objetivo

As agências de SEO podem, muitas vezes, tirar partido da sua experiência neste domínio através da engenharia inversa do quê, porquê, quando e como dos seus objectivos. Por exemplo, com base no seu "porquê", podem por vezes recomendar uma abordagem mais eficaz do que o seu "como" original. Podem até mesmo fazer uma rejeição do seu "o quê" com base no seu "quando".

O feedback dos potenciais prestadores de serviços de SEO é inestimável. Embora possa não gostar das notícias, eles estão a demonstrar o seu conhecimento e vontade de oferecer feedback que o prepara para o sucesso a longo prazo.

Expectativas do projeto

As expectativas do projeto destacam informações específicas da sua empresa e do seu projeto, tais como:

• Canais de comunicação
• Frequência de comunicação
• Acesso ao sítio Web
• Acesso à análise do sítio Web
• Frequência dos relatórios

Através das expectativas do seu projeto, as empresas de SEO podem avaliar se são adequadas para o seu negócio. Por exemplo, se necessitar de actualizações semanais por telefone e a agência tiver um rácio elevado de cliente para gestor de conta, podem decidir ignorar o seu RFP de SEO.

Pontos de contacto do projeto

Os pontos de contacto do seu projeto partilham as seguintes informações:

• Nome
• Papel
• Canal de comunicação preferido
• [Se aplicável] Informações de contacto

Para o seu pedido de proposta de SEO, recomendamos que inclua apenas as informações de contacto dos POCs envolvidos no processo de entrevista. Ao proteger as informações de contacto de outros membros da equipa, evita que as agências entrem em contacto com eles.

Termos do contrato

As cláusulas contratuais fornecem informações jurídicas valiosas, tais como as seguintes:

• Data de início desejada ou mais próxima
• Duração do contrato
• Direitos de rescisão
• Requisitos da NDA
• Direitos reservados, como o de alterar o acordo contratual
• E mais

É frequente trabalhar com a sua equipa jurídica para completar esta parte do seu RFP de SEO. Se subcontratou serviços ou adquiriu produtos para toda a empresa, é provável que tenham recomendações ou documentação existente que possa utilizar.

Estratégia atual

A sua estratégia atual responde às seguintes questões:

• Quantas horas é que a sua empresa gasta em SEO por mês?
• Que tipo de tarefas de SEO realiza a sua empresa?
• Que tipos de tarefas de SEO é que a sua empresa já experimentou no passado?
• O que é que a sua empresa está a tentar alcançar com estas tarefas de SEO?
• Que métricas é que a sua empresa utiliza para avaliar o desempenho de SEO?
• Como é que se informa sobre o desempenho da SEO?
• A sua empresa trabalha atualmente com uma agência de SEO?

Ao documentar a sua estratégia atual, faça de conta que o está a fazer para uma nova contratação interna. Pretende dar-lhes uma visão geral do que tem estado a fazer e porque o faz, para que possam compreender onde está e como chegou até aqui.

Recursos existentes

Os recursos existentes ajudam as agências de SEO a compreender o seu conjunto de tecnologias, como as plataformas e ferramentas que utiliza para otimizar os motores de busca. Por exemplo, pode incluir o Google Analytics e o Google Search Console. Se estiver disposto a dar acesso a estas plataformas (antes de assinar), indique-o no seu RFP de SEO.

Processos existentes

No seu RFP, os processos existentes devem ajudar as empresas de SEO a compreender:

• Quem trabalha na sua SEO
• Como são determinadas as prioridades de SEO
• Como as tarefas de SEO são implementadas
• Com que frequência são efectuados os relatórios
• E mais

As agências de SEO podem compreender a forma como a sua equipa se irá integrar na sua, compreendendo os seus processos existentes. Podem também compreender melhor as funções diárias do ponto de contacto do projeto nos seus esforços de otimização para motores de busca.

Calendário da decisão

A cronologia da sua decisão apresenta uma panorâmica do seguinte:

• Data de publicação do RFP
• Prazo de apresentação do RFP
• Datas de consideração
• Prazo de decisão e/ou data de anúncio

Com esta informação, os fornecedores de serviços de SEO podem criar os seus planos para apresentar um RFP.

Pontos de decisão

Os seus pontos de decisão descrevem as suas considerações ao analisar as RFP. Os exemplos incluem:

• Preços
• Estratégia proposta
• Experiência em agências
• Estudos de casos de agências
• Experiência no sector das agências
• E mais

Quando se trata de pontos de decisão, pode escolher o que é mais importante para a sua empresa.

Na nossa experiência, concentrarmo-nos no desempenho anterior, nas recomendações e na abordagem de SEO de uma agência pode ajudá-lo a encontrar a melhor empresa de SEO para o seu negócio. Embora o preço seja importante, não deve ser o fator decisivo.

Questionário de apresentação

O questionário de apresentação é o momento em que pode solicitar informações adicionais aos candidatos, por exemplo:

• Historial da agência
• Estratégia de SEO proposta
• Preços de SEO
• Estudos de casos
• Exemplos de relatórios
• Referências de clientes

Também pode incluir perguntas como:

• Quais são os termos e condições do contrato?
• Com que frequência é que os vossos preços mudam? E, normalmente, de quanto?
• Já trabalhou em SEO no meu sector, e durante quantas horas?
• Trabalha com algum dos concorrentes da nossa empresa?
• De quanto tempo de permanência necessitará da nossa empresa?
• Como se mantém atualizado sobre as tendências de SEO e as alterações ao algoritmo?

Tenha em mente que os itens acima são apenas algumas ideias. A sua empresa pode expandir estas áreas para satisfazer as suas necessidades. É por isso que é importante reunir-se com as partes interessadas ao redigir o RFP de SEO da sua organização.

Requisitos de apresentação

Os seus requisitos de apresentação descrevem as normas de apresentação, tais como:

• Formato do ficheiro
• Organização de ficheiros
• Nome de ficheiro

Fornecer orientação aqui pode garantir que recebe um documento bem formatado a que a sua equipa pode aceder através dos seus dispositivos. Esta abordagem proactiva também pode garantir que recebe documentos que pode comparar lado a lado.

Como preparar um RFP para SEO

Já sabe o que deve incluir um RFP de SEO. Agora, saiba como preparar o seu RFP para serviços de SEO:

1. Reúna-se com as partes interessadas: Os RFP mais bem sucedidos são um esforço de grupo. É por isso que é fundamental reunir-se com as partes interessadas para compreender as suas necessidades e desejos, que podem ser combinados num RFP abrangente.
2. Defina os seus objectivos e metas: Como equipa, deve decidir o que pretende alcançar com a subcontratação de SEO e como irá medir o seu desempenho de SEO subcontratado. Concentre-se em gerar objectivos específicos, mensuráveis, accionáveis, realistas e oportunos - ou objectivos S.M.A.R.T.
3. Determine os seus pontos de decisão: Trabalhe com os seus intervenientes para decidir quais os pontos de decisão mais importantes para o seu negócio, desde o preço à experiência. Estes pontos de decisão irão influenciar o que as agências de SEO destacam nos seus RFPs.
4. Descreva os seus actuais esforços de SEO: Para este passo na preparação do seu RFP de SEO, recomendamos que o conclua ao longo de vários dias ou semanas. É frequente pensar em mais fluxos de trabalho ao longo do tempo, por isso, planeie dar mais tempo a este passo.
5. Reveja o rascunho do seu RFP: Peça a alguém de fora da sua organização, como alguém da sua rede profissional, para ler o rascunho do seu RFP. Como alguém de fora, pode ajudá-lo a ultrapassar a maldição do conhecimento, destacando áreas confusas para alguém de fora da organização.

Mesmo que esteja a utilizar um modelo de RFP de SEO, terá de completar os passos acima.

Porquê utilizar um modelo de RFP para SEO?

Embora seja possível criar um RFP de SEO internamente, existem algumas vantagens em utilizar um modelo de RFP para SEO:

• Poupe tempo utilizando um modelo pré-construído e aprovado
• Elimine as dores de cabeça com uma estrutura comprovada para solicitar modelos de SEO
• Assegurar que todos os pontos críticos, desde os preços aos aspectos jurídicos, são tratados

Por isso, criámos um modelo de RFP de SEO e disponibilizámo-lo para transferência - gratuitamente!

Como avaliar um RFP apresentado para SEO

Em preparação para receber os seus RFP para SEO, eis algumas dicas sobre como os avaliar:

• Verifique a sua atenção aos pormenores: Compare o seu pedido, como o nome e o tipo de ficheiro solicitados, com o que foi apresentado. A agência seguiu estas instruções ou ignorou os seus requisitos? Tenha aqui em consideração a atenção aos pormenores.
• Investigar os seus estudos de caso: As agências apresentam frequentemente os seus estudos de caso mais convincentes. Leia estes estudos em profundidade e considere a forma como a empresa de SEO abordou o canal, as necessidades do cliente e outros factores. O que é que se destaca e o que é que não se destaca?
• Fale com as suas referências: As referências de clientes são a sua oportunidade de ouvir o que os clientes gostam e não gostam numa empresa de SEO. Embora as referências frequentemente elogiem a agência, competências transversais como a comunicação, a transparência e outros elementos de apoio ao cliente são questões importantes a colocar sobre uma agência de SEO.
• Compare os seus preços com os da sua agência: Embora o preço não seja o único fator de compra na contratação de uma agência de SEO, é um dos mais comuns. Avalie o preço da empresa de SEO em relação aos seus resultados, experiência, equipa e tecnologia para fazer uma comparação precisa.

Depois de ter compilado os seus líderes de RFP, reúna-se com eles virtualmente ou pessoalmente para discutir o seu negócio e as suas necessidades de SEO. Embora possa assinar com base apenas no RFP, recomendamos que fale com a agência para compreender melhor a sua cultura, abordagem e adequação ao negócio.

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