Mit einer Angebotsanfrage (RFP) für Suchmaschinenoptimierung (SEO) kann Ihr Unternehmen seine Bemühungen rationalisieren, ein seriöses SEO-Unternehmen (und die besten SEO-Dienstleistungen) zu finden, das Ihren Zielen und Ihrem Budget entspricht. Lernen Sie die Grundlagen von SEO RFPs kennen und holen Sie sich jetzt unsere kostenlose SEO RFP-Vorlage!
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Was ist ein SEO RFP?
Eine SEO-Ausschreibung ist ein Dokument, das Unternehmen zur Einholung von SEO-Angeboten verwenden. In der Regel umreißen SEO RFPs das Budget des Unternehmens, den Projektbedarf und die Anforderungen für RFP-Einreichungen, was Unternehmen helfen kann, rechtzeitig und präzise Angebote von qualifizierten SEO-Agenturen zu erhalten.
Warum ein RFP für SEO verwenden?
Wenn Sie eine Ausschreibung für SEO nutzen, erleichtern Sie sich mit diesen Vorteilen die Suche nach einem SEO-Unternehmen:
Beseitigen Sie schlechte Passungen
Wenn Sie Zeit damit verbracht haben , SEO-Agenturen zu recherchieren, haben Sie wahrscheinlich erfahren, dass die meisten SEO-Dienstleister ihre Preise nicht online veröffentlichen. Stattdessen müssen Sie sich mit ihnen in Verbindung setzen, was oft Ihre Zeit kostet, wenn Sie erfahren, dass die Agentur ihr Budget überschreitet.
Mit einem SEO RFP überspringen Sie diesen Schritt.
Ihre SEO-Anfrage nimmt Ihnen die Arbeit ab, indem sie Ihr Budget (und Ihre Projektanforderungen) umreißt. Agenturen, die außerhalb Ihres Budgets (oder Ihrer Projektspezifikationen) liegen, übergehen die Einreichung einer Ausschreibung, die zu einer geprüften Liste von SEO-Dienstleistern führt.
Festlegung der Unternehmensziele
Zu oft schließen sich Unternehmen mit SEO-Unternehmen zusammen, bevor sie es wissen:
- Was sie mit SEO erreichen wollen
- Wie sie die Leistung einer SEO-Agentur messen
- Was eine SEO-Firma für sie tun muss
Wenn Sie SEO-Agenturen nur ein unvollständiges Bild Ihrer SEO-Ziele geben, kann dies zu einer gescheiterten Partnerschaft führen. Ihr SEO-Anbieter ist zum Beispiel orientierungslos, wenn sich Ihr Team nicht auf Ihre wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) geeinigt hat.
Mit einem SEO RFP entscheiden Sie jedoch über diese kritischen Punkte, bevor Sie sich mit SEO-Agenturen treffen.
Das Ergebnis? Sie erhalten Ausschreibungen von SEO-Unternehmen, die die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen können, von Ihrem Zeitplan und Budget bis hin zu Ihren Berichten und KPIs. Auch dieses Nebenprodukt einer SEO-Ausschreibung spart Ihnen Zeit, da Sie Ihre Aufmerksamkeit nur auf qualifizierte Agenturen richten können.
Unternehmensinteressen ausrichten
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens, vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen, das nach SEO-Dienstleistungen für Unternehmen sucht, hat jeder seine eigene Meinung. Mit einem SEO RFP können Sie die Interessengruppen Ihres Unternehmens, vom Eigentümer bis zum Abteilungsleiter, darauf abstimmen, was sie von SEO erwarten - und SEO auslagern.
Die Abstimmung kann einige Zeit in Anspruch nehmen, erwarten Sie also keine Ergebnisse über Nacht. Wahrscheinlich müssen Sie die Angelegenheit mehrmals mit den Beteiligten besprechen, um eine einheitliche Vision davon zu entwickeln, was die Suchmaschinenoptimierung für Ihr Unternehmen leisten soll.
Erhalten Sie maßgeschneiderte Angebote
Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines RFP für SEO ist die individuelle Anpassung.
Wenn Sie einen SEO-Dienstleister ohne RFP kontaktieren, wird dieser das Angebot auf der Grundlage seiner Kommunikation mit Ihnen erstellen. Unserer Erfahrung nach (wir bieten seit mehr als 25 Jahren SEO-Dienstleistungen an) teilen die meisten Unternehmen nicht alles mit, was sie an SEO benötigen, sondern nur das, was ihnen am wichtigsten ist.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen RFP zu erstellen, können Sie Ihrem Unternehmen helfen, alle Anforderungen an eine SEO-Agentur zu umreißen. Für ein SEO-Unternehmen können diese Informationen die Grundlage für die Erstellung eines maßgeschneiderten Angebots bilden, das Ihre Anforderungen berücksichtigt und Überlegungen einbezieht, die auf diesen Anforderungen basieren.
Verbessern Sie die Genauigkeit der Preisgestaltung
Die Preisgestaltung ist einer der häufigsten Schmerzpunkte für Unternehmen, die sich für SEO-Dienstleistungen entscheiden. Die meisten Agenturen veröffentlichen ihre SEO-Preise nicht online (SEO.com ist eine der wenigen), so dass Sie mit Unternehmen in Kontakt treten müssen, die versehentlich Ihre Zeit verschwenden, wenn sie Preise außerhalb Ihres Budgets nennen.
Mit einem SEO RFP teilen Sie potenziellen SEO-Dienstleistern Ihr Budget mit.
Auch hier gilt: Wenn Sie Ihren Bedarf darlegen, erhalten Sie Angebote von den qualifiziertesten Agenturen. Diese Agenturen wissen, dass sie Ihre Anforderungen im Rahmen Ihres Budgets erfüllen können, so dass Sie bei der Prüfung der Ausschreibungen eine Liste qualifizierter Unternehmen erhalten, die Sie berücksichtigen können.
Anbieter schneller vergleichen
Wenn Sie eine Ausschreibung erstellen, erstellen Sie eine Gliederung für die Angebote der Agenturen. Diese strukturierte Gliederung ermöglicht es Ihnen, potenzielle Dienstleister Seite an Seite zu vergleichen. Sie können z. B. die Preise, die zu erbringenden Leistungen, den Zeitplan und vieles mehr vergleichen.
Für Ihr Team bedeutet dies eine schnellere und einfachere Prüfung von Agenturen. Außerdem können Sie die Eingaben für verschiedene Interessengruppen zusammenfassen, damit diese die für sie wichtigsten Informationen sehen können.
Bevorzugte Kommunikationskanäle festlegen
Ihre Zeit ist wertvoll, und SEO-RFPs ermöglichen es Ihnen, Ihre Zeit zu optimieren, indem Sie Ihre bevorzugten Kontaktpunkte (POCs) und Kommunikationskanäle angeben. Sie können zum Beispiel die Kommunikation per E-Mail statt per Telefon verlangen, um Unterbrechungen zu vermeiden.
Die von Ihnen bevorzugten POCs können SEO-Agenturen auch dabei helfen, die Anzahl der an dem Geschäft Beteiligten und deren Überlegungen zu verstehen. Die besten SEO-Firmen nutzen diese Informationen, um ein Bild für die Stakeholder auf C-Level und Abteilungsebene zu zeichnen und so die Zustimmung zu erleichtern.
Risiko abmildern
Die Beauftragung eines Dienstleisters, sei es ein Schädlingsbekämpfungsunternehmen oder ein SEO-Unternehmen, ist mit Risiken verbunden. Mit einer Ausschreibung für SEO können Sie das Risiko mindern, indem Sie die Agenturen prüfen, bevor Sie überhaupt mit ihnen sprechen. Das liegt daran, dass eine Ausschreibung Ihre Anforderungen detailliert beschreibt, um Unternehmen auszusortieren, die nicht zu Ihnen passen.
Außerdem können die Ausschreibungen von SEO-Unternehmen verlangen, dass sie wertvolle Informationen für die Prüfung vorlegen, z. B:
- Fallstudien
- Kundenreferenzen
- SEO-Berichte
- Und mehr
Mit diesen Informationen können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, wen Sie mit Ihrer Suchmaschinenoptimierung beauftragen.
Was sollte ein SEO RFP enthalten?
Wenn Sie mit einem SEO RFP beginnen möchten, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen, um die Leistung zu maximieren:
Zweckerklärung
Ihre Absichtserklärung ist eine kurze, prägnante Zusammenfassung Ihres Antrags und enthält folgende Angaben:
- Name des Unternehmens
- Überblick über das Projekt
- Ziele des Projekts
- Projektbudget
- [Falls zutreffend] Bestehende Beziehungen zu SEO-Dienstleistern
- Einreichungsfrist für RFPs
Eine Absichtserklärung hilft SEO-Dienstleistern, Ihre Ausschreibung zu prüfen. Auf einen Blick können sie erkennen, ob sie für Ihre SEO-Anforderungen in Frage kommen. Wenn Ihr Projektbudget z. B. $ 2500 pro Monat beträgt und die Preise bei $ 5000 beginnen, wissen sie, dass sie für Ihr Unternehmen nicht in Frage kommen.
Obwohl sie als "Erklärung" bezeichnet wird, besteht eine Absichtserklärung normalerweise aus drei Absätzen (oder weniger).
Informationen zum Unternehmen
Ihre Unternehmensinformationen bieten einen Einblick in Ihr Unternehmen, indem Sie die folgenden Informationen weitergeben:
- Name
- Website
- Industrie
- Führende Unternehmen der Branche
- Wettbewerber
- Zielpublikum
- Produkte oder Dienstleistungen
- Einzigartiges Nutzenversprechen
Die folgenden Angaben sind zwar fakultativ, können aber zusätzliche Informationen über Ihr Unternehmen liefern:
- Leitbild
- Werte des Unternehmens
- Geschichte des Unternehmens
Verwenden Sie Überschriften, kurze Absätze und Listen zur Gliederung Ihrer Daten, um die Überprüfung Ihrer RFP zu erleichtern.
Zusammenfassung des Projekts
Wie Ihre Absichtserklärung gibt auch Ihre Projektzusammenfassung einen Überblick über die folgenden Punkte:
- Ziele
- KPIs
- Zeitleiste
- Haushalt
- [Falls zutreffend] Anreize für eine zusätzliche Vergütung
- Rechtliche Anforderungen, wie die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)
Sie können den Anbietern von SEO-Dienstleistungen auch helfen, indem Sie erklären, warum Sie Ihre SEO auslagern möchten. Wollen Sie zum Beispiel ein neues Google-Algorithmus-Update bekämpfen? Oder wollen Sie Ihr SEO-Ergebnis verbessern, weil Sie ein kleineres internes Team haben?
Je mehr Informationen Sie zur Verfügung stellen können, desto besser können Sie einer SEO-Agentur helfen, Ihre Bedürfnisse zu verstehen.
Ziele des Projekts
Projektziele ist ein Ort, an dem Sie Ihre Bestrebungen durch Austausch erweitern können:
- Was Sie erreichen wollen
- Warum Sie dieses Ziel erreichen wollen
- Wenn Sie dieses Ziel erreichen wollen
- Wie Sie dieses Ziel erreichen wollen
SEO-Agenturen können hier oft ihr Fachwissen einbringen, indem sie das Was, Warum, Wann und Wie Ihrer Ziele zurückverfolgen. Zum Beispiel können sie auf der Grundlage Ihres "Warum" manchmal einen effektiveren Ansatz als Ihr ursprüngliches "Wie" empfehlen. Sie können sogar Ihr "Was" auf der Grundlage Ihres "Wann" zurückdrängen.
Das Feedback von potenziellen SEO-Dienstleistern ist hier von unschätzbarem Wert. Auch wenn Ihnen die Nachrichten nicht gefallen, so zeigen sie doch ihr Wissen und ihre Bereitschaft, Feedback zu geben, das Sie für einen langfristigen Erfolg rüstet.
Erwartungen an das Projekt
Projekterwartungen hebt Informationen hervor, die für Ihr Unternehmen und Ihr Projekt spezifisch sind, z. B.:
- Kommunikationskanäle
- Häufigkeit der Kommunikation
- Zugang zur Website
- Zugang zur Website-Analytik
- Häufigkeit der Berichterstattung
Anhand Ihrer Projekterwartungen können SEO-Unternehmen abschätzen, ob sie gut zu Ihrem Unternehmen passen. Wenn Sie zum Beispiel wöchentliche Updates per Telefon benötigen und die Agentur ein hohes Verhältnis von Kunden zu Kundenbetreuern hat, kann sie sich entscheiden, Ihre SEO-Ausschreibung zu überspringen.
Ansprechpartner für das Projekt
Ihre Projektansprechpartner teilen sich die folgenden Informationen:
- Name
- Rolle
- Bevorzugter Kommunikationskanal
- [Falls zutreffend] Kontaktinformationen
Wir empfehlen, in Ihrer SEO-Ausschreibung nur die Kontaktdaten der am Interviewprozess beteiligten POCs anzugeben. Indem Sie die Kontaktdaten der anderen Teammitglieder schützen, verhindern Sie, dass Agenturen sie kontaktieren.
Vertragsbedingungen
Vertragsbedingungen liefern wertvolle rechtliche Informationen, wie zum Beispiel die folgenden:
- Gewünschter oder frühester Starttermin
- Vertragsdauer
- Kündigungsrechte
- NDA-Anforderungen
- Vorbehaltene Rechte, z.B. zur Änderung der Vertragsvereinbarung
- Und mehr
Bei der Ausarbeitung dieses Teils Ihrer SEO-Ausschreibung werden Sie häufig mit Ihrem Rechtsteam zusammenarbeiten. Wenn Sie Dienstleistungen ausgelagert oder unternehmensweite Produkte gekauft haben, verfügen diese wahrscheinlich über bestehende Empfehlungen oder Unterlagen, die Sie verwenden können.
Bestehende Strategie
Ihre bestehende Strategie gibt Antworten auf die folgenden Fragen:
- Wie viele Stunden wendet Ihr Unternehmen jeden Monat für SEO auf?
- Welche Art von SEO-Aufgaben erledigt Ihr Unternehmen?
- Mit welchen Arten von SEO-Aufgaben hat Ihr Unternehmen in der Vergangenheit experimentiert?
- Was versucht Ihr Unternehmen mit diesen SEO-Aufgaben zu erreichen?
- Welche Metriken verwendet Ihr Unternehmen zur Bewertung seiner SEO-Leistung?
- Wie berichten Sie über die SEO-Leistung?
- Arbeitet Ihr Unternehmen jetzt mit einer SEO-Agentur zusammen?
Wenn Sie Ihre bestehende Strategie dokumentieren, stellen Sie sich vor, Sie würden dies für einen neuen Mitarbeiter tun. Sie wollen ihm einen Überblick darüber geben, was Sie bisher getan haben und warum Sie es tun, damit er versteht, wo Sie stehen und wie Sie hierher gekommen sind.
Vorhandene Ressourcen
Vorhandene Ressourcen helfen SEO-Agenturen dabei, Ihren Tech-Stack zu verstehen, z. B. welche Plattformen und Tools Sie für die Suchmaschinenoptimierung verwenden. Sie könnten zum Beispiel Google Analytics und Google Search Console einbeziehen. Wenn Sie bereit sind, Zugang zu diesen Plattformen zu gewähren (bevor Sie unterschreiben), vermerken Sie dies in Ihrer SEO-Ausschreibung.
Bestehende Prozesse
In Ihrer Ausschreibung sollten die bestehenden Prozesse für SEO-Unternehmen verständlich sein:
- Wer arbeitet an Ihrer SEO
- Wie SEO-Prioritäten festgelegt werden
- Wie SEO-Aufgaben umgesetzt werden
- Wie oft wird berichtet
- Und mehr
SEO-Agenturen können verstehen, wie ihr Team mit Ihrem Team zusammenarbeiten wird, wenn sie Ihre bestehenden Prozesse kennen. Sie können auch die täglichen Aufgaben der Ansprechpartner des Projekts bei Ihren Bemühungen um Suchmaschinenoptimierung besser verstehen.
Zeitplan für die Entscheidung
Ihr Entscheidungszeitplan gibt einen Überblick über die folgenden Punkte:
- RFP-Freigabedatum
- RFP-Einreichungsfrist
- Termine der Prüfung
- Entscheidungsfrist und/oder Datum der Bekanntgabe
Mit diesen Informationen können SEO-Dienstleister ihre Pläne für die Einreichung einer Ausschreibung erstellen.
Entscheidungspunkte
Ihre Entscheidungspunkte beschreiben Ihre Überlegungen bei der Prüfung von RFPs. Beispiele sind:
- Preisgestaltung
- Vorgeschlagene Strategie
- Erfahrung der Agentur
- Fallstudien der Agentur
- Erfahrung in der Agenturbranche
- Und mehr
Wenn es um Entscheidungspunkte geht, können Sie selbst entscheiden, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist.
Unserer Erfahrung nach können Sie das beste SEO-Unternehmen für Ihr Unternehmen finden, wenn Sie sich auf die bisherigen Leistungen, Empfehlungen und den SEO-Ansatz einer Agentur konzentrieren. Auch wenn der Preis wichtig ist, sollte er nicht der entscheidende Faktor sein.
Fragebogen zur Einreichung
In Ihrem Einreichungsfragebogen können Sie zusätzliche Informationen von den Bewerbern anfordern, z. B:
- Geschichte der Agentur
- Vorgeschlagene SEO-Strategie
- SEO-Preise
- Fallstudien
- Beispiele für Berichte
- Kundenreferenzen
Sie können auch Fragen stellen wie:
- Wie lauten Ihre Vertragsbedingungen?
- Wie oft ändern sich Ihre Preise? Und in der Regel um wie viel?
- Haben Sie in meiner Branche an SEO gearbeitet, und wie viele Stunden?
- Arbeiten Sie mit einem der Wettbewerber unseres Unternehmens zusammen?
- Wie viel Zeit werden Sie für unser Unternehmen benötigen?
- Wie bleiben Sie über SEO-Trends und Algorithmusänderungen auf dem Laufenden?
Denken Sie daran, dass die oben genannten Punkte nur einige Ideen sind. Ihr Unternehmen kann diese Bereiche entsprechend Ihren Anforderungen erweitern. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich bei der Ausarbeitung der SEO-Anfrage mit Ihren Interessenvertretern treffen.
Anforderungen an die Einreichung
Ihre Einreichungsanforderungen enthalten Standards für die Einreichung wie:
- Dateiformat
- Organisation von Dateien
- Dateiname
Wenn Sie hier Anleitungen geben, können Sie sicherstellen, dass Sie ein gut formatiertes Dokument erhalten, auf das Ihr Team mit allen Geräten zugreifen kann. Dieser proaktive Ansatz kann auch sicherstellen, dass Sie Vorlagen erhalten, die Sie Seite an Seite vergleichen können.
Wie man eine Ausschreibung für SEO vorbereitet
Sie wissen, was eine SEO-RFP enthalten sollte. Jetzt erfahren Sie, wie Sie Ihre Ausschreibung für SEO-Dienstleistungen vorbereiten:
- Treffen Sie sich mit Ihren Interessengruppen: Die erfolgreichsten Ausschreibungen sind ein Gemeinschaftswerk. Deshalb ist ein Treffen mit Ihren Interessengruppen entscheidend, um deren Bedürfnisse und Wünsche zu verstehen, die Sie dann in eine umfassende Ausschreibung einfließen lassen können.
- Definieren Sie Ihre Zielsetzungen und Ziele: Als Team müssen Sie entscheiden, was Sie mit dem Outsourcing von SEO erreichen wollen und wie Sie Ihre ausgelagerte SEO-Leistung messen werden. Konzentrieren Sie sich darauf, spezifische, messbare, umsetzbare, realistische und zeitnahe Ziele zu setzen - oder S.M.A.R.T.-Ziele.
- Bestimmen Sie Ihre Entscheidungspunkte: Legen Sie gemeinsam mit Ihren Stakeholdern fest, welche Entscheidungspunkte für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, von der Preisgestaltung bis zur Erfahrung. Diese Entscheidungspunkte werden beeinflussen, was SEO-Agenturen in ihren Ausschreibungen hervorheben.
- Skizzieren Sie Ihre bestehenden SEO-Bemühungen: Für diesen Schritt der Vorbereitung Ihrer SEO-Ausschreibung empfehlen wir, mehrere Tage oder Wochen einzuplanen. Oft fallen Ihnen im Laufe der Zeit weitere Arbeitsabläufe ein. Planen Sie also mehr Zeit für diesen Schritt ein.
- Lesen Sie Ihren RFP-Entwurf Korrektur: Lassen Sie Ihren Ausschreibungsentwurf von jemandem außerhalb Ihres Unternehmens lesen, z. B. von jemandem aus Ihrem beruflichen Netzwerk. Als Außenstehender kann er Ihnen helfen, den Fluch des Wissens zu durchbrechen, indem er verwirrende Bereiche für jemanden außerhalb des Unternehmens hervorhebt.
Auch wenn Sie eine SEO RFP-Vorlage verwenden, müssen Sie die oben genannten Schritte ausführen.
Warum eine RFP-Vorlage für SEO verwenden?
Sie können zwar eine SEO-RFP selbst erstellen, aber es gibt einige Vorteile, wenn Sie eine RFP-Vorlage für SEO verwenden:
- Sparen Sie Zeit durch Verwendung einer vorgefertigten, geprüften Vorlage
- Beseitigen Sie Kopfschmerzen mit einem bewährten Rahmen für die Anforderung von SEO-Vorlagen
- Sicherstellen, dass alle kritischen Punkte, von der Preisgestaltung bis zur Rechtslage, berücksichtigt werden
Aus diesem Grund haben wir eine SEO RFP-Vorlage erstellt und zum Download bereitgestellt - kostenlos!
Wie man einen eingereichten RFP für SEO bewertet
In Vorbereitung auf den Erhalt Ihrer RFPs für SEO finden Sie hier einige Tipps, wie Sie diese bewerten können:
- Prüfen Sie, ob sie auf Details achten: Vergleichen Sie Ihren Antrag, z. B. den gewünschten Dateinamen und Dateityp, mit dem, was eingereicht wurde. Hat die Agentur diese Anweisungen befolgt oder Ihre Anforderungen übersehen? Achten Sie hier auf die Detailgenauigkeit der Agentur.
- Untersuchen Sie ihre Fallstudien: Agenturen legen oft ihre überzeugendsten Fallstudien vor. Lesen Sie diese Studien gründlich und überlegen Sie, wie das SEO-Unternehmen den Kanal, die Bedürfnisse des Kunden und andere Faktoren angegangen ist. Was sticht hervor und was nicht?
- Sprechen Sie mit ihren Referenzen: Kundenreferenzen sind Ihre Chance zu erfahren, was Kunden an einem SEO-Unternehmen mögen und was nicht. Während Referenzen oft von der Agentur schwärmen, sind Soft Skills wie Kommunikation, Transparenz und andere Elemente der Kundenbetreuung wichtige Fragen, die Sie einer SEO-Agentur stellen sollten.
- Vergleichen Sie die Preise mit denen der Agentur: Der Preis ist zwar nicht der einzige Kauffaktor bei der Beauftragung einer SEO-Agentur, aber er ist einer der häufigsten. Vergleichen Sie die Preise des SEO-Unternehmens mit seinen Leistungen, seiner Erfahrung, seinem Team und seiner Technologie, um einen genauen Vergleich anzustellen.
Sobald Sie Ihre RFP-Führer zusammengestellt haben, treffen Sie sich mit ihnen virtuell oder persönlich, um Ihr Unternehmen und seine SEO-Anforderungen zu besprechen. Sie können zwar allein auf der Grundlage der Ausschreibung unterschreiben, aber wir empfehlen, mit der Agentur zu sprechen, um ihre Kultur, ihren Ansatz und ihre geschäftliche Eignung besser zu verstehen.
Erhalten Sie Angebote mit unserer kostenlosen SEO RFP-Vorlage
Mit einer Ausschreibung für Suchmaschinenoptimierung können Sie schneller eine seriöse, qualifizierte SEO-Agentur finden. Als SEO-Dienstleister mit mehr als 25 Jahren Erfahrung wissen wir, worauf es bei der Erstellung eines effektiven RFP für SEO ankommt. Aus diesem Grund haben wir eine kostenlose, herunterladbare SEO RFP-Vorlage erstellt.
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